European Control Conference (ECC 2020)
Saint Petersburg, Russia, May 12‑15, 2020

Important Dates

  • September 30 October 8, 2019 October 10, 2019
    Paper submission deadline
  • January 15, 2020
    Notification of acceptance
  • January 15, 2020
    Early registration
  • February 15, 2020
    February 17, 2020
    February 19, 2020

    Final paper upload
  • February 15, 2020
    Recommended date for visa support letter (invitation) request
  • March 9, 2020
    Regular registration
  • May 12-15, 2020
    Conference dates
Terms and Conditions

In english

  1. Description of services
    European Control Conference (ECC 20) will run from 12 to 15 May 2020 in St. Petersburg, ITMO University, Lomonosova ul., 9. This agreement provides information and registration for the event.
  2. Registration
    Your registration will be complete only when you have made the payment to the registered category. You will receive a confirmation email once sent this record. If you do not receive this confirmation email within 24 hours, please feel free to contact us at: info@ecc20.eu.
    Regular registration includes: Attendance of all sessions, electronic proceedings, program and abstracts volume, refreshments during the conference, welcome reception, farewell reception, and conference banquet.
  3. Payment Policy – Conferences
    1. 3.1. The total amount of this Contract is defined by registration invoice, not subject to VAT on the basis of 346.11 of the Tax code of the Russian Federation. The Contract price is fixed and not subject to change. Payment Deadline: Payment is due within 15 days of receiving your registration invoice. Registration and payment must be completed no later than one week before the first day of the conference. Your registration will not be processed until payment is received in full. In addition, if you have submitted a proposal, you will not be scheduled in the conference program until payment is received.
    2. 3.2. For individuals: the registration fee is paid in rubles in the amount equivalent to the amount in euro at the exchange rate of the Central Bank of the Russian Federation on the invoice date. For legal entities: upon request to payment@ecc20.eu we can prepare an invoice for payment.
    3. 3.3. Payment Options: Payment may be made by credit card. All payments will be collected and preordered in RUSSIAN RUBLES (RUB) with currency rate on the invoice date.
    4. 3.4. Payment by Credit Card is made by Yandex system: You will need to supply your Card Type (Visa, MasterCard, Maestro), card number, card verification number, expiration date and name on the card. Please, note all transactions by credit card will appear on your statement as payment to Robodrom LLC (OGRN (Primary State Registration Number) 1127847451423, INN (Individual Taxpayer Number) 7805598883, КРР (Tax Registration Reason Code) 780501001), which is an official partner of ECC 20 Organizing Committee.
    5. 3.5. On-site Payment: As a general rule, on-site payments will not be accepted. In exceptional circumstances, registrations can be paid on-site, but only by prior arrangement – please email info@ecc20.eu.
    6. 3.6. Invoice: Invoice will be given upon you arrival in the conference registration desk.
      Please submit your requests to:
  4. Cancellation/Refund Policy
    1. 4.1. Registration Fees: If you are unable to attend the conference, and are unable to transfer your registration to another person, you can pretend to refund 80% of registration fee (commission is 20% of the paid amount) in case of request to email info@ecc20.eu up to April 12, 2020. If your request is after April 12, 2020 the registration fee is not be refund.
      No exception will be made to the cancellation/refund policy for registrants unable to obtain a humanitarian visa. Obtaining the humanitarian visa is the responsibility of the registrant. We will assist by providing an invitation letter for paid registrants but we are not an authority on visa issues, nor can we help with expediting the visa process.
      No exception will be made to the cancellation/refund policy for registrants due to travel related issues, natural disasters, or other acts of God.
    2. 4.2. Extra Fees (like conference banquet tickets): cancellation of extras carry out with a conditions specified in 4.1
      No exception will be made to the cancellation/refund policy for registrants due to travel related issues, natural disasters, other acts of God, and issues with attaining a visa.
    3. 4.3. Substitution Policy: Attendee substitutions are allowed just if the substitution of the attendee is in the same category or lower, but notification must be made in writing via email. Registrants who fail to attend the conference and do not notify ECC 20 organizers are responsible for full payment.
      Please submit your requests to:
  5. Privacy and Security
    1. 5.1. ECC 20 conference will not use your personal information for promotional purposes or other purposes related to the conference.
    2. 5.2. Once registered to attend the ECC 20 conference, you hereby give permission to use photos taken during the congress in written publications, videos and on the website of the ECC 20 conference for an indefinite period of time. If you want to remove your photo from our website, please contact the organizing committee at any time.
    3. 5.3. Personal information, credit card or bank account details, content not yet posted to the web, and unpublished content is all stored securely on the yandex server. It can only be accessed by persons or organizations that have permission to access that data.
  6. Eligibility
    If you are registering on behalf of your employer or a third party, you represent and warrant that you are at last 16 years old and are authorised to accept these Terms and Conditions on behalf of each person that you register.
  7. Contact Information
    For further information contact: info@ecc20.eu
  8. The term of the Contract
    This Agreement shall enter into force upon signature and is valid until 31.05.2020.

На русском языке

  1. Описание услуги
    Европейская конференция по управлению (ECC 20) будет проходить с 12 по 15 мая 2020 года в Санкт-Петербурге, Университет ИТМО, ул. Ломоносова, д. 9. Настоящий договор предоставляет информацию и регистрацию на мероприятие.
  2. Регистрация
    Ваша регистрация будет завершена только после того, как вы сделаете оплату регистрационного взноса. Вы получите подтверждение по электронной почте с соответствующим сообщением. Если вы не получите подтверждение по электронной почте в течение 24 часов, пожалуйста, обратитесь к нам по адресу: info@ecc20.eu
    Полный регистрационный взнос включает в себя: посещение всех сессий, электронный сборник статей, программу и печатный сборник тезисов, прохладительные напитки во время конференции, приветственный фуршет, прощальный фуршет и банкет.
  3. Правила оплаты
    1. 3.1. Общая сумма настоящего Договора определяется регистрационным счетом-фактурой, формируемым после регистрации на сайте, и НДС не облагается на основании ст. 346.11 Налогового кодекса Российской Федерации. Цена Договора является фиксированной и изменению не подлежит. Сроки оплаты: Оплата производится в течение 15 дней с момента получения регистрационного счета-фактуры. Регистрация и оплата должны быть осуществлены не позднее, чем за одну неделю до первого дня конференции. Ваша регистрация не будет завершена, пока платеж не будет получен в полном объеме. Если вы представили статью, ваш доклад не будет включен в программу конференции, пока не будет получен платеж.
    2. 3.2. Для физических лиц: регистрационный взнос оплачивается в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на дату выставления счета. Для юридических лиц: по запросу на адрес payment@ecc20.eu может быть подготовлен счет на оплату.
    3. 3.3. Варианты оплаты: Оплата может быть произведена кредитной картой (через систему Yandex). Все счета будут подготовлены и выставлены в российских рублях (RUB) с учетом валютного курса на дату выставления счета.
    4. 3.4. Оплата с помощью кредитной карты производится через систему Yandex: Вы должны будете предоставить тип вашей карты (Visa, MasterCard, Maestro), номер карты, проверочный номер карты, срок действия и имя обладателя карты. Пожалуйста, обратите внимание, все операции по кредитной карте будут оформлены в качестве платежа в Общество с ограниченной ответственностью «Рободром» (ОГРН 1127847451423, ИНН 7805598883, КПП 780501001), которое является официальным партнером организационного комитета Конференции ECC 20.
    5. 3.5. Оплата на конференции: На месте платежи не принимаются. В исключительных обстоятельствах, регистрацию можно оплатить на месте, но только по предварительной договоренности по электронной почте info@ecc20.eu.
    6. 3.6. Счет: Оригинал счета будет предоставлен вам при посещении регистрационной стойки.
  4. Правила отмены и возврата
    1. 4.1. Регистрационные взносы: Если вы не в состоянии принять участие в конференции, и не в состоянии передать свою регистрацию другому лицу, то вы можете претендовать на возврат регистрационного взноса за вычетом комиссии 20% от уплаченной суммы при условии, что сделаете запрос на почту info@ecc20.eu до 12 апреля 2020 года включительно. При обращении после 12 апреля регистрационный взнос не возвращается.
      Исключение не будет сделано в правилах отмены и возврата для участников, которые не в состоянии получить въездную визу. Ответственность в получении визы для поездки лежит на участнике. Мы поможем в предоставлении письма-приглашения для зарегистрированных участников, но мы не ответственны по визовым вопросам, и мы не можем помочь в ускорении процесса получения визы.
      Исключение не будет сделано в правилах отмены и возврата для участников из-за проблем, связанными с поездкой, стихийными бедствиями или другими форс-мажорными обстоятельствами.
    2. 4.2. Дополнительные платежи (например, билеты на банкет): Отмена дополнительных платежей осуществляется на условиях, указанных в пункте 4.1.
      Исключение не будет сделано в правилах отмены и возврата для участников из-за проблем, связанными с поездкой, стихийными бедствиями или другими форс-мажорными обстоятельствами, а также по вопросам получения визы.
    3. 4.3. Правила Замены: Замена участника допускается только в той же категории или ниже, но уведомление должно быть сделано по электронной почте. Зарегистрированные участники, которые не в состоянии присутствовать на конференции и не уведомили оргкомитет ECC 20, несут ответственность за полную оплату взноса. Пожалуйста, отправьте свой запрос по адресу info@ecc20.eu.
  5. Приватность и безопасность
    1. 5.1. Конференция ECC 20 не будет использовать вашу личную информацию в рекламных целях или для других целей, не связанных с конференцией.
    2. 5.2. После регистрации для участия в конференции ECC 20, вы тем самым даете разрешение на использование фотографий, сделанных во время конференции в печатных публикациях, видео и на веб-сайте конференции ECC 20 на неопределенный период времени. Если вы хотите удалить свой фотоснимок с нашего сайта, пожалуйста, свяжитесь с оргкомитетом в любое время.
    3. 5.3. Личная информация, данные кредитной карты или данные о банковском счете, контент еще не размещенный в Сети, и неопубликованный контент, – все надежно хранится на сервере Yandex. Этот контент может быть доступным только для лиц или организаций, которые имеют разрешение на доступ к этим данным.
  6. Права и обязанности
    Если вы регистрируетесь от имени своего работодателя или третьего лица, вы заявляете и гарантируете, что вам уже есть 16 лет и вы имеете право принимать эти Условия от имени каждого человека, которого Вы регистрируете.
  7. Контактная информация
    По всем вопросам обращайтесь по электронной почте: info@ecc20.eu
  8. Срок действия Договора
    Настоящий Договор вступает в силу с момента подписания и действует до 31.05.2020 г.